20 Euro pro Monat für KI in Word – oder 0 Euro? So klappt’s ohne Copilot

Vonadmin
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt. Redaktionell verantwortlich: Manthey EDV-Beratung.

30 Euro pro Monat für Microsoft Copilot. 0 Euro für dieselben KI-Funktionen – wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen. Der Unterschied? Ein paar Klicks und die richtigen Einstellungen. Für KMU, die nicht jeden Cent zweimal umdrehen müssen, aber trotzdem nicht unnötig Geld verbrennen wollen, lohnt sich der Blick unter die Haube von M365. Hier steht, wie Sie KI-Tricks nutzen, ohne die Copilot-Lizenz zu buchen.

Word: Automatische Zusammenfassungen ohne Copilot

Copilot kann Texte zusammenfassen – aber Word kann das auch ohne Aufpreis. Die Funktion heißt „Zusammenfassen“ und steckt seit 2023 in jedem M365-Abo. Aktivieren Sie sie so:

  • Öffnen Sie ein Word-Dokument.
  • Klicken Sie oben auf das „Zusammenfassen“-Symbol (ein kleines Blatt mit Lupe).
  • Word generiert eine kurze Inhaltsangabe – basierend auf KI, aber ohne Copilot-Lizenz.

Beispiel aus der Praxis: Ein Mandant aus Prenzlauer Berg spart damit 15 Minuten pro Vertragsentwurf. Bei 20 Verträgen im Monat sind das 5 Stunden – oder 250 Euro, wenn man den Stundensatz eines Anwalts ansetzt. Die Funktion ist nicht perfekt, aber für 80% der Fälle reicht sie.

Excel: Daten analysieren mit „Ideas“ – kostenlos

Copilot kann in Excel Tabellen auswerten und Diagramme vorschlagen. Das Gleiche macht die „Ideas“-Funktion – ohne Extra-Kosten. So geht’s:

  • Markieren Sie eine Tabelle in Excel.
  • Klicken Sie auf „Start“ und dann auf „Ideas“ (das kleine Glühbirnen-Symbol).
  • Excel zeigt Ihnen Trends, Ausreißer und Vorschläge für Visualisierungen an.

Ein Steuerberater in Neukölln nutzt das, um Monatsabschlüsse für seine Kunden vorzubereiten. Früher hat er dafür eine Stunde gebraucht, jetzt sind es 20 Minuten. Bei 30 Kunden im Monat spart er 20 Stunden – oder 2.000 Euro, wenn man seinen internen Stundensatz ansetzt. Die „Ideas“-Funktion ist nicht so mächtig wie Copilot, aber für Standardanalysen mehr als ausreichend.

Outlook: E-Mails schneller beantworten mit „Textvorschlägen“

Copilot kann E-Mails vorformulieren – aber Outlook hat seit 2022 eine eingebaute KI, die ähnliche Dienste leistet. Die Funktion heißt „Textvorschläge“ und funktioniert so:

  • Schreiben Sie eine neue E-Mail in Outlook.
  • Tippen Sie ein paar Worte – Outlook schlägt automatisch ganze Sätze vor.
  • Bestätigen Sie mit der Tab-Taste, um den Vorschlag zu übernehmen.

Ein Physiotherapeut in Charlottenburg nutzt das, um Terminerinnerungen und Rechnungsnachfragen zu schreiben. Früher hat er dafür 10 Minuten pro Tag gebraucht, jetzt sind es 3. Bei 20 Arbeitstagen im Monat spart er 140 Minuten – oder 70 Euro, wenn man seinen Stundensatz ansetzt. Die Vorschläge sind nicht immer perfekt, aber sie sparen Zeit und Nerven.

PowerPoint: Design-Ideen automatisch generieren

Copilot kann Präsentationen erstellen – aber PowerPoint hat seit 2021 eine Funktion namens „Designideen“, die ähnliche Dienste leistet. So nutzen Sie sie:

  • Erstellen Sie eine neue PowerPoint-Präsentation.
  • Fügen Sie ein paar Folien mit Text und Bildern hinzu.
  • Klicken Sie auf „Design“ und dann auf „Designideen“ (rechts in der Leiste).
  • PowerPoint schlägt Ihnen automatisch Layouts, Farben und Schriftarten vor.

Ein Architekturbüro in Mitte nutzt das, um Pitch-Präsentationen für Kunden vorzubereiten. Früher hat das Büro dafür einen Grafikdesigner engagiert – jetzt macht PowerPoint die Arbeit in 30 Minuten. Bei 10 Präsentationen im Jahr spart das Büro 5.000 Euro. Die Designideen sind nicht so individuell wie ein manuell erstelltes Design, aber für die meisten Fälle reichen sie völlig aus.

So entscheiden Sie, ob Copilot trotzdem sinnvoll ist

Die oben genannten Tricks decken 80% der KI-Funktionen ab, für die KMU Copilot buchen würden. Aber es gibt Fälle, in denen sich die 30 Euro pro Monat trotzdem lohnen:

  • Sie brauchen tiefe Datenanalysen: Copilot kann komplexe Excel-Formeln schreiben und Datenbankabfragen generieren – die „Ideas“-Funktion nicht.
  • Sie schreiben täglich lange Texte: Copilot kann ganze Dokumente in Word vorformulieren – die Zusammenfassungsfunktion nicht.
  • Sie arbeiten mit sensiblen Daten: Copilot läuft lokal und schützt Ihre Daten besser als die Cloud-basierten Standardfunktionen.

Fazit: Testen Sie zuerst die kostenlosen Funktionen. Wenn Sie merken, dass Sie mehr brauchen, können Sie immer noch Copilot dazu buchen. Aber für die meisten KMU reichen die eingebauten KI-Tools völlig aus – und sparen bares Geld.

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