E-Rechnung wird Pflicht: Was KMU jetzt wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden können. Kein PDF per E-Mail, kein Scan einer Papierrechnung — sondern strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem normierten Format.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung durch Software ermöglicht. Ein PDF ist kein E-Rechnungsformat im Sinne des Gesetzes.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Die zwei Formate im Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Dateiformat | XML | PDF/A-3 + XML |
| Menschenlesbar | Nein | Ja (PDF-Ansicht) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja |
| EN 16931-konform | Ja | Ja (ab Profil EN16931) |
| Empfehlung für KMU | Bei öffentlichen Aufträgen | Für den allgemeinen B2B-Verkehr |
Der gesetzliche Zeitplan
| Datum | Was passiert |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 01.01.2027 | Versandpflicht: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden |
| 01.01.2028 | Endgültige Pflicht: Keine Ausnahmen mehr |
So bereiten Sie sich jetzt vor: Der 5-Schritte-Plan
- Bestandsaufnahme machen: Analysieren Sie Ihren aktuellen Rechnungsprozess.
- Software prüfen oder beschaffen: Lexoffice, sevDesk, FastBill oder DATEV unterstützen bereits E-Rechnungen.
- DATEV-Export einrichten: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen sauber in DATEV importiert werden.
- Prozesse und Mitarbeiter vorbereiten: Schulen Sie Ihr Team für den neuen Workflow.
- Testen: Verschicken Sie Test-E-Rechnungen an sich selbst und Ihren Steuerberater.
E-Rechnung als Chance
- Schnellerer Zahlungseingang: E-Rechnungen werden 5-10 Tage schneller bezahlt.
- Weniger Fehler: Kein Abtippen, kein Verrechnen.
- Niedrigere Kosten: Durchschnittlich 6-8 EUR Ersparnis pro Rechnung gegenüber dem Papierweg.
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